เอกสารแต่ละประเภทก็จะมีความสำคัญแตกต่างกันไป อย่างเช่น เอกสารการเงิน เอกสารหลักฐาน เอกสารที่เป็นค่าชำระบริการ ซึ่งเอกสารแต่ละประเภทจะมีแยกออกมาเป็น 2 ประเภท คือ 1. เอกสารที่ต้องจัดเก็บ 2. เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ เอกสารที่ต้องจัดเก็บก็จะเป็นเอกสารที่สำคัญ ต้องเก็บเป็นหลักฐาน เอกสารด้านการเงิน เอกสารตัวจริง หรือเป็นเอกสารที่ต้องใช้กับทางราชการ จึงต้องจัดเก็บและดูแลรักษาอย่างดี แต่สำหรับเอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บก็พวกเอกสารทั่วไปที่ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้นาน

เอกสารเข้าหรือออกดูได้ง่าย

ถ้าเราจัดเอกสารให้ชัดเจนในเรื่องของเอกสารนำเข้าและเอกสารส่งออกแบ่งช่องการใส่เอกสารโดยแยกออกจากกันและเขียนป้ายกำกับอีกทีว่าเป็นถาดเข้าหรือถาดออก เหมือนที่เราเคยเห็นในการส่งอีเมล์ เราจะจัดการเอกสารได้ง่ายขึ้น เพราะเราจะหยิบขึ้นมาแล้วรู้ได้ทันที่ว่าเป็นเอกสารเข้าหรือเอกสารออกโดยไม่ปะปนกัน

การจัดเรียงช่วยคุณได้

เราอาจจะมีการจัดเรียงตามตัวอักษรหรือจัดเรียงตามวันที่รับ เพื่อให้การค้นหาภายหลังทำได้ง่ายและรวดเร็วกว่า เพราะเราจะสามารถไล่ลำดับตามที่เราจัดเรียงเอกสารไว้เบื้องต้นแล้ว

การใส่หมวดเอกสาร

การแบ่งหมวดเอกสาร จะทำให้เราจัดเก็บเอกสารเป็นชุดๆแบ่งเป็นหมวดๆ ไม่ปะปนผสมกัน สะดวกต่อการหยิบเอกสารนำมาใช้งานภายหลัง

จัดเก็บเข้าแฟ้มเอกสารให้เรียบร้อย

อย่าปล่อยให้เอกสารรกอยู่บนโต๊ะของคุณ ควรที่จะจัดเก็บเอกสารให้เรียบร้อย